Location de la Salle communale de Paliseul : règlement

Le Conseil communal,
 
            Revu le règlement communal fixant les conditions de location de la salle communale de Paliseul voté par le Conseil communal en date du 08 novembre 2004, modifié les 07 novembre 2005, 11 janvier 2006, 10 janvier 2007, 07 février 2007, 21 mars 2007, 30 mai 2007 et 10 octobre 2007 ;
Considérant qu’il y a lieu de revoir le tarif d’occupation de la salle, prévu pour certains groupements de la commune, de manière à leur accorder une certaine gratuité ;
            Sur proposition du Collège communal ;
 
Décide à l’unanimité moins une voix contre (Marc JACQUEMIN qui motive son refus de la manière suivante : « J’ai déjà proposé lors de conseils précédents que le Collège envisage tous les cas de figure qui pourraient nécessiter une adaptation du règlement de sa location. J’ai suggéré qu’on prenne exemple sur les règlements existants dans les autres salles de village de l’entité et qu’on prévoit, par exemple, un article qui stipule que les décisions liées à des cas particuliers ou litigieux soient prises par les membres du Collège. Il s’agit de la 6ième modification de ce règlement depuis début 2007 et j’estime qu’en tant que conseiller communal, j’ai d’autres décisions à prendre que de voter des modifications de ce type, qui pourraient être prises en charge par un Comité de gestion indépendant des instances communales. » : 
de remplacer comme suit l’article 3, points c) et d) du règlement relatif aux conditions d’utilisation de la salle de village de Paliseul :
c)      pour la Royale Harmonie Caecilia (répétitions du vendredi soir et concerts uniquement), le C.P.A.S., l’O.N.E., le Syndicat d’Initiative, le Comité Paul Verlaine (pour l’organisation de manifestations culturelles), le comité de jumelage (lors des manifestations biennales officielles du jumelage), les écoles des réseaux de l’enseignement libre et de la Communauté française et la D.N.F. : gratuit sauf pour l’organisation de repas ;
d)     pour les groupements et associations de l’ancienne commune de Paliseul, ainsi que pour les services, institutions et groupements repris aux points a et c pour l’organisation de souper et pour la Croix-Rouge : 150,00 €, quel que soit le nombre de locaux réservés ;
 
Coordonne comme suit le règlement en question suite à cette modification :
 
REGLEMENT D’UTILISATION DE LA SALLE DE VILLAGE DE PALISEUL
ARTICLE 1   
L'administration communale assurera elle-même la location du local pour toute activité, qu'elle soit culturelle, commerciale, sportive, festive ou à caractère privé (mariages, enterrements ...).  
ARTICLE 2
La salle de village est mise en location à destination de toute personne ou tout groupement qui en fait la demande.
Les réservations sont octroyées par le Collège communal, par ordre chronologique d’introduction des demandes écrites, adressées au Collège des Bourgmestre et Echevins, Grand’Place 1 à 6850 Paliseul, le cachet de la poste ou l’accusé de réception par les services communaux faisant foi.
Le Collège communal se réserve le droit d’occuper les locaux prioritairement pour ses besoins propres. De même et sans préjudice de ce qui précède, le vendredi soir est réservé pour les répétitions de la Royale Harmonie Caecilia. 
Lorsqu’une location est prévue le samedi, la jouissance des 6 mètres sis en avant de la scène est retirée pour le vendredi précédent la dite location ; cette partie de la salle étant réservée aux répétitions de l’Harmonie Royale Caecilia qui ont lieu le vendredi. Cette règle n’est pas d’application en cas de location de la salle le vendredi soir ».
Les demandes de réservations pour organiser des expositions ou des conférences ne seront pas acceptées, sauf sur demande du Comité de la salle Paul Verlaine ou pour les besoins propres de l’administration communale. Les demandes de réservations pour organiser des bals ne seront également pas acceptées.
Lors de l’octroi de la location par le Collège communal, certains locaux peuvent ne pas être mis à disposition (cuisines, scène). Le preneur en sera averti dès la confirmation de l’octroi.
En tout état de cause, les preneurs n’auront pas le droit d’accès au local de l’harmonie et au local de l’accueil extra-scolaire situés au sous-sol du bâtiment.
ARTICLE 3
Les prix de location par jour sont les suivants :
a.       pour tous services dépendant de la commune, en propre ou en regroupement de communes et pour toutes les fédérations professionnelles représentatives de services communaux : gratuit, sauf pour l’organisation de repas, à l’exception du souper de la Sainte-Barbe du C.R.I. et des repas accompagnant les assemblées générales ou réunions annuelles des fédérations autorisées ;
b.      pour toute association de Paliseul organisant une manifestation à but philanthropique : gratuit, à raison d’une fois par année civile
c.       pour la Royale Harmonie Caecilia (répétitions du vendredi soir et concerts uniquement), le C.P.A.S., l’O.N.E., le Syndicat d’Initiative, le Comité Paul Verlaine (pour l’organisation de manifestations culturelles), le comité de jumelage (lors des manifestations biennales officielles du jumelage), les écoles des réseaux de l’enseignement libre et de la Communauté française et la D.N.F. : gratuit sauf pour l’organisation de repas ;
d.      pour les groupements et associations de l’ancienne commune de Paliseul, ainsi que pour les services, institutions et groupements repris aux points a et c pour l’organisation de souper et pour la Croix-Rouge : 150,00 €, quel que soit le nombre de locaux réservés ;
e.       pour toutes les autres locations, non reprises aux points a à c : 200,00 € quel que soit le nombre de locaux réservés, sauf pour les réceptions d’enterrement pour lesquelles le prix de location est ramené à 100 €.
Lors d’une réservation pour deux jours consécutifs, le 2ième jour sera compté à moitié prix.
Le prix est payable sur facture, avant la date de l’occupation. A défaut de paiement avant cette date, la réservation sera annulée.
ARTICLE 4
Une caution de 100,00 € est exigée. Elle doit être remise entre les mains du receveur ou de son délégué dans les sept jours de la notification de l’octroi de la location. En cas de désistement, la caution ne sera pas restituée, sauf cas de force majeure à accepter par le Collège communal ou si le locataire défaillant trouve un autre locataire pour la date concernée.
La mise à disposition se faisant à titre gratuit pour la Royale Harmonie Caecilia (répétitions uniquement), le C.P.A.S., l’O.N.E., le Syndicat d’Initiative, le Comité Paul Verlaine, la D.N.F., les fédérations professionnelles représentatives de services communaux et les associations de Paliseul organisant des manifestations à but philanthropique (à raison d’une fois par année civile), une caution de 100,00 € sera cependant demandée.
ARTICLE 5
Le nettoyage du sol et des sanitaires sera exécuté par les services communaux. Une somme de
25,00 € couvrant les frais de ce nettoyage sera facturée en même temps de la location de la salle.
Le preneur procèdera au rangement de la salle, à la vaisselle et à son rangement ainsi qu’au nettoyage des appareils et armoires de la cuisine, du matériel utilisé, des tables et des chaises, ne laissant que le nettoyage du sol et des sanitaires aux soins de l’administration communale.
Ce nettoyage est exigé avant qu’il ne soit procédé à l’inventaire de remise des locaux et du matériel. Au cas où il serait mal exécuté par le preneur, la commune lui réclamera un montant de 32 € par heure entamée pour le nettoyage complémentaire rendu nécessaire, étant entendu que deux heures sont nécessaires pour le nettoyage de base à charge de l’administration et qu’une heure est comptée pour la réalisation de l’état des lieux.
Sauf disposition contraire indiquée lors de l’octroi de la réservation, la remise en ordre et le nettoyage du local sont exigés pour le lendemain midi au plus tard.
ARTICLE 6
Les boissons, autres que alcools, vins et boissons chaudes, seront fournies obligatoirement par l’administration communale. A cet effet, un membre de l’administration communale pourra contrôler les boissons consommées à tout moment de l’occupation. En cas d’infraction, une somme de 25,00 € sera perçue à titre de dédommagement.
ARTICLE 7
Si la friteuse est utilisée par le preneur, ce dernier devra apporter la quantité d’huile nécessaire. Après utilisation, il devra la nettoyer et récupérer l’huile usagée.
ARTICLE 8
Un inventaire sera établi après chaque utilisation des locaux. Après acceptation de l’état des lieux, le preneur est considéré comme responsable des dégâts aux locaux, mobilier, équipement et matériel. Il s’engage en conséquence à couvrir sans discussion le coût des dépréciations qui y seront constatées. Ce coût sera la valeur de remplacement pour le matériel ou le mobilier et la facture de réparation pour les locaux. Le montant ainsi dû sera retenu prioritairement sur la caution.
Toute réparation ou achat sera effectué à l’initiative de l’administration communale 
ARTICLE 9
Lorsque la salle est réservée pour l'organisation de manifestations donnant lieu à paiement de droits d'auteurs et de rémunération équitable (concert, ...), il appartiendra au preneur d'effectuer lui-même les déclarations et versements auprès des organismes concernés.
ARTICLE 10
L’administration communale décline toute responsabilité en cas de vol ou d’accident. Le preneur s’engage à prendre toutes les assurances nécessaires pour couvrir les risques inhérents à la location de la salle.
ARTICLE 11
En aucun cas il ne pourra être réclamé à l’administration communale une indemnité à quelque titre que ce soit, si pour des raisons indépendantes de sa volonté (panne, chauffage, électricité, travaux urgents,…), elle ne pourrait assurer l’occupation des locaux au jour et heure prévus.
L’administration communale s’engage à prévenir le preneur dès que possible en cas de force majeure.
ARTICLE 12
Par la signature de la convention d’occupation qui lui sera proposée par l’administration communale, le preneur déclarera avoir pris connaissance des différentes clauses et conditions du présent règlement et, par le fait de sa signature, ne pourra en invoquer l'ignorance.
Cette convention sera établie en double exemplaire, dont l’un sera remis au preneur et le second sera conservé pour le contrôle et le service comptable de l’administration communale.
 
Par le Conseil :
La Secrétaire,                                                                                                    Le Président,
 
 
 P. JADOT                                                                                                      JP. HANNARD