Utilisation du minibus communal : règlement

Le Conseil communal (09 juin 2010),
 
            Vu la décision du Conseil communal, lors de sa séance du 08 mai 2009, décidant de signer la convention proposée par la Firme VISIOCOM de 92164 Antony (France) pour la mise à disposition pendant une période de trois ans d’un minibus de 9 places ;
            Attendu que la remise des clés du véhicule a été faite le 11 décembre 2009 ;
            Considérant que ce véhicule est destiné à répondre aux besoins des divers services communaux, des écoles communales et des associations de Paliseul ;
            Considérant qu’il y a lieu d’établir des règlements d’utilisation du minibus communal ;
            Vu les avis favorables des organisations syndicales pour ce qui concerne l’utilisation par du personnel communal ;
            Sur proposition de la Commission « accessibilité-mobilité » ;
ARRETE, à l’unanimité, les règlements d’utilisation du minibus de la manière suivante :
Règlement d’utilisation du minibus communal
au profit des associations de Paliseul
et pour les excursions des écoles de Paliseul
Article 1 :
La commune de PALISEUL met à disposition, pour autant que possible, au profit des associations de l’entité de Paliseul un véhicule capable de transporter huit personnes plus le chauffeur, dans le cadre de l’activité principale de l’association. Les  frais kilométriques seront de 0,30€/km (frais qui seront facturés à l’association emprunteuse).  Ce véhicule immatriculé 841 ARU est  un modèle FIAT  NEW DUCATO COMBI COURT H1 JTD.  Il sera  stationné à proximité de l’Hôtel de Ville de Paliseul à un endroit autorisé.
Article 2 :
RESERVATION
La réservation s’effectue auprès du service « Mobilité » de l’Administration communale de  Paliseul  Grand Place 1 (telephone.gif061/27.59.50). Une convention de mise à disposition pour les associations, après signature de cette  dernière, ainsi qu’un état des lieux  seront remis à l’emprunteur.  Des imprimés vierges de ces documents seront mis à disposition au Service « Mobilité » de l’Administration communale de Paliseul et sur le site internet.
Une caution de 150 € sera réclamée lors de la réservation. Celle-ci couvrira la franchise de l’assurance omnium en cas d’accident, l’état de propreté, ….
Une copie du permis de conduire du conducteur sera également requise lors de la réservation.
Les demandes de mise à disposition doivent parvenir à l’Administration communale au plus tard 15 jours ouvrables avant la date d’utilisation du véhicule.
Passé ce délai, le Collège Communal se réserve le droit de ne pas prendre en considération la demande.
Durant la période scolaire le minibus est réservé à l’accueil extra scolaire le mercredi.
Article 3 :
MISE À DISPOSITION
Chaque utilisation sera  enregistrée  dans un registre tenu au service « Mobilité », reprenant les coordonnées des emprunteurs, les dates de prise et  de remise des clefs de celles-ci, le kilométrage et les éventuelles remarques.
Les clefs seront disponible au service « Accueil », si l’enlèvement de ces dernières est prévu un samedi, le service « Population » se chargera de remettre les clefs aux emprunteurs. Si la permanence n’est pas assurée (jour férié par exemple) la remise des clefs se fera le dernier jour ouvrable précédent la fermeture des bureaux.
Article 4 :
CONDITIONS D’UTILISATION
L’utilisateur est soumis aux règles générales du code de la rue.
Le minibus sera rendu dans un bon état de propreté. Afin de maintenir la propreté du véhicule, il est interdit de fumer, boire ou manger à l’intérieur, une notice affichée dans le véhicule rappellera ces consignes, ainsi que le nom et numéro de téléphone de la personne à prévenir en cas d’accident.
Il est :
-      formellement interdit d’utiliser ce véhicule avec plus de huit personnes à bord, en plus du conducteur ;
-      interdit de transporter des animaux ;
-      obligatoire de mettre les ceintures de sécurité.
Ces consignes doivent être scrupuleusement respectées.
Il est demandé le RESPECT ABSOLU DE LA DESTINATION AINSI QUE L’IDENTITÉ DES CONDUCTEURS DÉCLARÉS.
La remise et la restitution des clés du véhicule et du GPS (en mains propres à l’agent administratif) ainsi que l’état des lieux se feront aux heures d’ouverture du bureau « Accueil » (de 8 à 12H et de 13H à 16H) de l’Administration communale de Paliseul, Grand Place 1 à Paliseul, et ce au plus tard le premier jour ouvrable après l’utilisation..
Article 5 :
CONSTATATION DE L’ÉTAT DU VÉHICULE
Un état des lieux du véhicule  sera fait avant la mise à disposition ainsi qu’à la restitution par un  agent administratif, contradictoirement avec l’association utilisatrice, qui sera responsable des dégradations qui pourraient être constatées sur le véhicule.
Toute anomalie constatée lors de son utilisation devra être dûment signalée.
Un règlement reprenant les règles et conseils d’utilisation (s’assurer de la fermeture des portes, ne pas manger ou boire, ne pas fumer, …) sera affiché dans le minibus.
Article 6 :
MISE EN CAUSE DE LA RESPONSABILITE DE L’UTILISATEUR
L’association utilisatrice devra vérifier l’état et l’entretien du véhicule avant d’en prendre possession et faire part de ses observations éventuelles au service « Accueil ».
L’association est responsable sur le principe de droit des dommages causés au véhicule et aux tiers du fait de l’utilisation du véhicule. Le non-respect du présent règlement et du code de la rue (véhicule remis sale à l’intérieur, kilométrage sans rapport avec le trajet annoncé…) entraîne que plus aucun prêt pourrait ne plus être accordé à l’association en cause sur décision du collège communal.
Toute amende pour non respect du code de la rue sera à charge de l’utilisateur.
Article 7 :
COUVERTURE DES RISQUES
Le véhicule est assuré par la commune chez Ethias, contrat n° 1/163/19426026/00.
Article 8
Le présent règlement sera remis lors de l’accord de réservation et signé par les 2 parties. 
RÉGLEMENT D’UTILISATION DU MINIBUS EN INTERNE
Mise à disposition aux membres du personnel communal et CPAS.
Si pour se rendre à un seul et même endroit, plus d’un véhicule privé s’avère nécessaire, les membres du personnel seront tenus d’utiliser le minibus, faute de quoi le Collège n’acceptera les frais de déplacement que d’un seul véhicule.  Néanmoins, si le minibus est utilisé, cette application est nulle.
Les conditions reprises au règlement concernant la mise à disposition à des associations sont d’application  pour les agents communaux et pour  les membres du CPAS sauf en ce qui concerne :
-      Les frais kilométriques qui sont nuls ;
-      La mise à disposition s’effectue en fonction de la disponibilité du véhicule, mais ne nécessite pas de réservation sauf dans les 15 jours ouvrables avant la date souhaitée. La demande sera enregistrée au service « Accueil » et notée dans le registre ;
-      Un carnet de bord sera remis à l’emprunteur, avec les clés et le GPS, et sera rempli correctement.
-      La restitution des clefs, du GPS et du carnet de bord se fera durant les heures d’ouverture du service « Accueil », cependant, si les emprunteurs sont dans l’incapacité de  remettre ceux-ci  dans les délais,  cela se fera le jour ouvrable suivant, à la première heure d’ouverture du service.
Cette mise à disposition gratuite concerne également :
-      les écoles pour des déplacements dans le cadre de formations, activités inter-écoles,… (sauf excursions) ;
-      les commissions communales ;
-      les mandataires ;
-      la maison d’accueil de Fays-les-Veneurs.
En cas de réservation pour le même jour, le Collège communal tranchera.