Réservation de la Salle de Village de Paliseul : règlement

Le Conseil communal,

 

            Revu le règlement communal fixant les conditions de location de la salle communale de Paliseul voté par le Conseil communal en date du 08 novembre 2004, et toutes les modifications y afférentes ;

Considérant qu’à la demande du comité Paul Verlaine de Paliseul, désireux de créer une troupe de théâtre à Paliseul afin de redynamiser la vie culturelle de l’entité, ce comité ne disposant pas d’une salle avec scène et coulisses, ni de moyens financiers suffisants  et en vue d’harmoniser les avantages octroyés aux différents groupements (tels que gratuité pour les répétitions et concerts de la Royale Harmonie Caecilia), il  y a lieu de revoir le tarif d’occupation de la salle, prévu pour le Comité Paul Verlaine de Paliseul, de manière à leur accorder une certaine gratuité en vue de permettre la création d’une troupe de théâtre, avec l’organisation des répétitions et des représentations ;

            Sur proposition du Collège communal ;

Décide par 15 voix pour et 1 abstention (Marc JACQUEMIN) de remplacer comme suit l’article 3, points c) du règlement relatif aux conditions d’utilisation de la salle de village de Paliseul :

c)      pour la Royale Harmonie Caecilia (répétitions du vendredi soir et concerts uniquement), le CPAS, l’ONE, le Syndicat d’Initiative, le "Comité culturel Paul Verlaine" (pour l’organisation de manifestations culturelles et pour les réunions et répétitions dans le cadre de la troupe de théâtre), le comité de jumelage (lors des manifestations biennales officielles du jumelage), les écoles des réseaux de l’enseignement libre et de la Communauté française et le DNF. : gratuit sauf pour l’organisation de repas ;

Coordonne à l’unanimité et comme suit le règlement en question suite à cette modification :

REGLEMENT D’UTILISATION DE LA SALLE DE VILLAGE DE PALISEUL

ARTICLE 1   

L'administration communale assurera elle-même la location du local pour toute activité, qu'elle soit culturelle, commerciale, sportive, festive ou à caractère privé (mariages, enterrements ...).  

ARTICLE 2

La salle de village est mise en location à destination de toute personne ou tout groupement qui en fait la demande.

Les réservations sont octroyées par le Collège communal, par ordre chronologique d’introduction des demandes écrites, adressées au Collège communal, Grand’Place 1 à 6850 Paliseul, le cachet de la poste ou l’accusé de réception par les services communaux faisant foi.

Le Collège communal se réserve le droit d’occuper les locaux prioritairement pour ses besoins propres. De même et sans préjudice de ce qui précède, le vendredi soir est réservé pour les répétitions de la Royale Harmonie Caecilia. 

Lorsqu’une location est prévue le samedi, la jouissance des 6 mètres sis en avant de la scène est retirée pour le vendredi précédent la dite location ; cette partie de la salle étant réservée aux répétitions de l’Harmonie Royale Caecilia qui ont lieu le vendredi.  Cette règle n’est pas d’application en cas de location de la salle le vendredi soir ».

Les demandes de réservations pour organiser des expositions ou des conférences ne seront pas acceptées, sauf sur demande du "Comité culturel Paul Verlaine" ou pour les besoins propres de l’administration communale. Les demandes de réservations pour organiser des bals ne seront également pas acceptées.

Lors de l’octroi de la location par le Collège communal, certains locaux peuvent ne pas être mis à disposition (cuisines, scène). Le preneur en sera averti dès la confirmation de l’octroi.

En tout état de cause, les preneurs n’auront pas le droit d’accès au local de l’harmonie et au local de l’accueil extrascolaire situés au sous-sol du bâtiment.

ARTICLE 3

Les prix de location par jour sont les suivants :

a.      pour tous services dépendant de la commune, en propre ou en regroupement de communes et pour toutes les fédérations professionnelles représentatives de services communaux : gratuit, sauf pour l’organisation de repas, à l’exception du souper de la Sainte-Barbe du CRI et des repas accompagnant les assemblées générales ou réunions annuelles des fédérations autorisées ;

b.      pour toute association de Paliseul organisant une manifestation à but philanthropique : gratuit, à raison d’une fois par année civile

c.       pour la Royale Harmonie Caecilia (répétitions du vendredi soir et concerts uniquement), le CPAS., l’ONE, le Syndicat d’Initiative, le "Comité culturel Paul Verlaine" (pour l’organisation de manifestations culturelles et pour les réunions et répétitions dans le cadre de la troupe de théâtre), le comité de jumelage (lors des manifestations biennales officielles du jumelage), les écoles des réseaux de l’enseignement libre et de la Communauté française et le DNF. : gratuit sauf pour l’organisation de repas ;

d.      pour les groupements et associations de l’ancienne commune de Paliseul, ainsi que pour les services, institutions et groupements repris aux points a et c pour l’organisation de souper et pour la Croix-Rouge : 150,00 €, quel que soit le nombre de locaux réservés ;

e.       pour toutes les autres locations, non reprises aux points a à c : 200,00 € quel que soit le nombre de locaux réservés, sauf pour les réceptions d’enterrement pour lesquelles le prix de location est ramené à 100 €.

Lors d’une réservation pour deux jours consécutifs, le 2ième jour sera compté à moitié prix.

Le prix est payable sur facture, avant la date de l’occupation. A défaut de paiement avant cette date, la réservation sera annulée.

ARTICLE 4

Une caution de 100,00 € est exigée. Elle doit être remise entre les mains du receveur ou de son délégué dans les sept jours de la notification de l’octroi de la location. En cas de désistement, la caution ne sera pas restituée, sauf cas de force majeure à accepter par le Collège communal ou si le locataire défaillant trouve un autre locataire pour la date concernée.

La mise à disposition se faisant à titre gratuit pour la Royale Harmonie Caecilia (répétitions uniquement), le CPAS, l’ONE, le Syndicat d’Initiative, le "Comité culturel Paul Verlaine", le DNF., les fédérations professionnelles représentatives de services communaux et les associations de Paliseul organisant des manifestations à but philanthropique (à raison d’une fois par année civile), une caution de 100,00 € sera cependant demandée.

ARTICLE 5

Le nettoyage du sol et des sanitaires sera exécuté par les services communaux. Une somme de

25,00 € couvrant les frais de ce nettoyage sera facturée en même temps de la location de la salle.

Le preneur procèdera au rangement de la salle, à la vaisselle et à son rangement ainsi qu’au nettoyage des appareils et armoires de la cuisine, du matériel utilisé, des tables et des chaises, ne laissant que le nettoyage du sol et des sanitaires aux soins de l’administration communale.

Ce nettoyage est exigé avant qu’il ne soit procédé à l’inventaire de remise des locaux et du matériel. Au cas où il serait mal exécuté par le preneur, la commune lui réclamera un montant de 32 € par heure entamée pour le nettoyage complémentaire rendu nécessaire, étant entendu que deux heures sont nécessaires pour le nettoyage de base à charge de l’administration et qu’une heure est comptée pour la réalisation de l’état des lieux.

Sauf disposition contraire indiquée lors de l’octroi de la réservation, la remise en ordre et le nettoyage du local sont exigés pour le lendemain midi au plus tard.

ARTICLE 6

Les boissons, autres que alcools, vins et boissons chaudes, seront fournies obligatoirement par l’administration communale. A cet effet, un membre de l’administration communale pourra contrôler les boissons consommées à tout moment de l’occupation. En cas d’infraction, une somme de 25,00 € sera perçue à titre de dédommagement.

ARTICLE 7

Si la friteuse est utilisée par le preneur, ce dernier devra apporter la quantité d’huile nécessaire. Après utilisation, il devra la nettoyer et récupérer l’huile usagée.

ARTICLE 8

Un inventaire sera établi après chaque utilisation des locaux. Après acceptation de l’état des lieux, le preneur est considéré comme responsable des dégâts aux locaux, mobilier, équipement et matériel. Il s’engage en conséquence à couvrir sans discussion le coût des dépréciations qui y seront constatées. Ce coût sera la valeur de remplacement pour le matériel ou le mobilier et la facture de réparation pour les locaux. Le montant ainsi dû sera retenu prioritairement sur la caution.

Toute réparation ou achat sera effectué à l’initiative de l’administration communale 

ARTICLE 9

Lorsque la salle est réservée pour l'organisation de manifestations donnant lieu à paiement de droits d'auteurs et de rémunération équitable (concert, ...), il appartiendra au preneur d'effectuer lui-même les déclarations et versements auprès des organismes concernés.

ARTICLE 10

L’administration communale décline toute responsabilité en cas de vol ou d’accident. Le preneur s’engage à prendre toutes les assurances nécessaires pour couvrir les risques inhérents à la location de la salle.

ARTICLE 11

En aucun cas il ne pourra être réclamé à l’administration communale une indemnité à quelque titre que ce soit, si pour des raisons indépendantes de sa volonté (panne, chauffage, électricité, travaux urgents,…), elle ne pourrait assurer l’occupation des locaux au jour et heure prévus.

L’administration communale s’engage à prévenir le preneur dès que possible en cas de force majeure.

ARTICLE 12

Par la signature de la convention d’occupation qui lui sera proposée par l’administration communale, le preneur déclarera avoir pris connaissance des différentes clauses et conditions du présent règlement et, par le fait de sa signature, ne pourra en invoquer l'ignorance.

Cette convention sera établie en double exemplaire, dont l’un sera remis au preneur et le second sera conservé pour le contrôle et le service comptable de l’administration communale.